Le temps, c’est l’argent, affirme l’adage populaire. On pourrait ajouter que l’espace, c’est aussi de l’argent. Or, pour une entreprise, la gestion des données prend à la fois du temps et de l’espace. Elle occasionne donc une double dépense, d’où la nécessité de prendre cette question à bras-le-corps. Mais concrètement, comment prendre en main la question des données dans une entreprise ?
Conserver nombre de documents est une obligation légale
Avec la question des datas – des données, en français –, la question la plus fréquemment abordée est celle de leur traitement et de leur valorisation. En effet, ces données représentent aujourd’hui une richesse potentielle pour toutes les entreprises. D’où les réglementations récentes, comme le RGPD (règlement général sur la protection des données). Mais les données ne sont pas que des informations monnayables. Ce sont aussi des éléments que l’entreprise se doit de conserver. L’État leur impose ainsi de garder cinq années les fiches de paie et les certificats de travail, dix ans les documents commerciaux et autres factures. Quant aux contrats de travail, ils doivent être archivés pendant trente ans. Pour une entreprise, même de taille moyenne, tous ces documents occupent une place considérable. En outre, ce sont des hommes et des femmes qui en assurent la gestion et l’accès. Or rechercher un contrat de travail vieux de vingt-cinq peut être long et fastidieux. Et le résultat n’est même pas garanti en cas d’inondation ou de déménagement antérieurs.
Heureusement, il est aujourd’hui possible de se défaire de ces tonnes de papier, sans manquer à ses obligations légales.
Gagner de l’espace et du temps, grâce à la dématérialisation
La transformation des données physiques en fichiers informatiques permet de gagner de la place et d’optimiser la gestion. Pour ce faire, les entreprises recourent généralement à des prestataires extérieurs, qui assurent cette numérisation. Lorsque celle-ci est effectuée, les données sont conservées à distance, dans le cloud, ce qui permet aux entreprises de ne pas consacrer de moyens informatiques à leur stockage. Ces prestataires assurent ensuite l’accès à ces données qui, si elles sont bien archivées et indexées, sont immédiatement disponibles, via Internet, quelle que soit leur ancienneté.
Certaines entreprises préfèrent cependant garder la main et prennent en charge la dématérialisation de leurs données, via un logiciel de gestion électronique de documents (GED). Ce qui est forcément très chronophage pour la ou les personnes qui en ont la charge. En outre, numérisation et indexation doivent être optimales si l’on veut pouvoir ensuite accéder rapidement aux données numérisées. Or cette tache exige des compétences qui ne sont pas toujours disponibles en interne. Et un document mal numérisé ou indexé peut facilement devenir inexploitable, voire simplement introuvable.
