Bienvenue chez Cube ! Nous sommes ravis de vous donner les clés pour communiquer efficacement avec vos clients, même lorsqu’ils attendent en ligne. L’attente téléphonique est un outil stratégique à ne pas oublier. Bien accueillir vos clients lors d’une communication téléphonique est une étape cruciale dans la relation client. Il est essentiel de la rendre aussi agréable et efficace que possible.
Pourquoi personnaliser les messages d’accueil téléphonique ?
Démontrer vos atouts
Accueillir, communiquer, informer, orienter
Vos messages d’accueil téléphonique sont votre vitrine et l’écho de vos valeurs. Essentiels à une expérience client satisfaisante, vos messages accueillent, informent, orientent et communiquent en votre nom.
- Avec le pré-décroché, donnez une image professionnelle et dynamique au 1er contact.
- Avec l’attente, optimisez les moments de patience en communiquant sur vos actualités.
- Avec le répondeur, prenez en compte vos clients en dehors de vos horaires d’ouvertures, restez liés à chaque instant.
- Votre portable est votre outil de travail ou celui de vos équipes commerciales ? Votre message répondeur de mobile est donc votre carte de visite sonore !
- Avec le SVI (rappel de Serveur Vocal Intéractif), orientez et guidez vos clients vers le bon interlocuteur grâce aux messages à choix multiples.
Projetez une image de performance
Imprimer une « image performante » dans l’esprit de l’interlocuteur qui appelle régulièrement
Une personne qui appelle régulièrement (client, prospect), comprend que votre attente est souvent mise à jour car « celà s’entend », donc qu’aucun détail n’est négligé dans l’accueil de votre entreprise, donc que tout le reste est à l’identique …
Votre entreprise bouge et celà s’entend !
Valoriser votre entreprise avec l’attente, les bons messages au bon moment
L’intérêt de diffuser des messages et des musiques différentes
- La convivialité, la bienséance
C’est un message de voeux en début d’année, de bonnes vacances à tous ceux qui partent …
- La vie de l’entreprise,
C’est votre participation à un salon, vos horaires d’ouverture ou de fermeture pendant l’été.
- La publicité,
C’est un message sur la sortie d’un nouveau produit, catalogue ou service.
- L’information,
Vous êtes connu dans un domaine que vos clients connaissent moins ? C’est l’occasion d’insister sur ce dernier …
Un message de valorisation générale sur l’ensemble des activités de votre entreprise est toujours nécessaire et utile.
Accueillir vos clients
Votre attente musicale est un hall d’accueil … téléphonique !
Au même titre que votre hall d’accueil, la conception sonore de votre attente musicale exige elle aussi, une réflexion minutieuse sur l’image que vous souhaitez donner de votre entreprise.
Elle est le premier contact téléphonique qu’effectueront vos clients potentiels, vos fournisseurs ou encore vos candidats à l’un des entretiens d’embauche avec votre entreprise.
Ce « hall d’accueil téléphonique » est lui aussi, support de votre image de marque.
Il est le reflet de votre culture d’entreprise.
Vous travaillez comme une jeune start-up avec le vent en poupe ? Choisissez une musique très en vogue, créez des phrases courtes et punchy pour parler de vos produits.
Si au contraire, vous chercher à donner à votre entreprise une dimension plus stable et solide, misez sur une musique éloquente ou corporate, créez des messages informatifs clairs, précis et riches de votre vision.
Abordez la création et l’actualisation de votre Attente Musicale comme une opportunité de faire une première bonne impression aux personnes qui vous téléphonent.
Ordinairement, les entreprises font de ce moment privilégié un lieu évocateur de leurs couleurs, de leurs valeurs. Certaines vont même jusqu’à demander de composer des musiques sur mesure selon les « courbes et couleurs » de leur logo.
Les attentes musicales ne sont plus vouées à l’austérité.
Les standards esthétiques et ergonomiques évoluent. Musique neutre et texte homogène ne sont plus les canons de l’accueil téléphonique.
Design, musicalité, informations et convivialité
Ces thématiques sont désormais devenus des enjeux. Des enjeux de performance mais aussi de qualité, de communication, d’attractivité et de fidélisation des clients.
C’est un enjeu de communication car votre attente musicale renvoie une première image globale de votre entreprise et de ses dirigeants. Elle est la vitrine de votre société et concourt à la valoriser ou la dévaloriser. Elle doit séduire et surprendre et ne doit pas laisser indifférent le visiteur.
L’attente musicale doit correspondre aux ambitions de l’entreprise, elle en est le reflet.
Elle doit apporter « un supplément d’âme » et raconter une histoire afin qu’elle devienne un véritable média de communication. Tous les 3 mois en moyenne, l’entreprise doit penser « réaménagement » pour entretenir son évolution. L’attente musicale est un vecteur d’image fort de l’entreprise. Bien recevoir un visiteur, c’est non seulement lui offrir un espace d’attente confortable et harmonieux, mais aussi lui communiquer d’emblée un message fort sur l’identité de la société qu’il côtoie.
Fais-moi écouter ton attente musicale, je te dirai qui tu es !
Créer un espace média
Cibler et captiver vos clients
Plus de 70% des appels sont mis en attente et 80% des clients patientent en moyenne 45 secondes.
L’attente musicale d’une entreprise qui reçoit 50 appels par jour est donc entendue plus de 8800 fois en 1 an, c’est bien plus qu’une campagne radio !
Le téléphone est un très bon outil pour ACCUEILLIR, COMMUNIQUER, INFORMER, ORIENTER, promouvoir, séduire et conserver ses clients, tout cela à moindre coût.
L’attente téléphonique est un passage obligé pour vos interlocuteurs. Qui patientent ? Ce sont des clients, également des fournisseurs, des comptables, des banquiers mais pour la grande majorité ce sont des clients. Ils sont à cet instant « captifs », en posture d’écouter ce que vous diffusez. C’est le moment où vous êtes au creux de l’oreille de vos clients !
Vous disposez d’un véritable moteur de communication et d’information pour tous vos correspondants ! C’est un véritable espace média ! Chaque entreprise investit dans différents moyens de communication pour présenter à ses clients, fournisseurs et prospects son image de marque. L’accueil téléphonique est sans conteste un outil complémentaire pour véhiculer votre ADN.
Faire baisser le taux d’appels perdus
80% du chiffre d’affaires des entreprises est généré par contact téléphonique
Sans musique ou message sur l’accueil téléphonique :
- l’appelant est dans le flou, le numéro est-il toujours attribué ? L’entreprise existe t-elle ? les questions sont multiples.
- près de 60% des appelants, placés en attente, raccrochent.
- près de 30% ne rappelleront pas !
- le coût d’un appel client perdu est de 240 € en moyenne en France … (CA / Nombre Appels par an X 80%)
Il est donc primordial de mettre en place un accueil téléphonique ou un message d’attente pour éviter la perte d’appels et de potentiels nouveaux clients !
Atténuer l’échec inévitable de la mise en relation
Les clients ne devraient pas attendre !
Si vous parlez de vous, si vous informez, … le temps passe plus vite.
Un même message tout au long de l’année amplifie cette notion d’échec de la mise en relation.
Il faut savoir que le fait de patienter est un échec pour l’interlocuteur, car il n’a ni sa réponse, ni son interlocuteur dans de brefs délais et cette notion s’amplifie si vous avez tout au long de l’année le même message, car à chaque appel il devra subir le même message et la même musique.
D’où l’importance de changer votre message de façon régulière.
Ne pas lasser votre correspondant
Changer la musique !
Ne pas lasser les clients qui appellent régulièrement.
Il existe un phénomène de lassitude important par rapport au message mais surtout par rapport à la musique.
Imaginez que vous rentrez chez vous le soir, vous allumez la TV et vous voyez pendant 3 soirs de suite la même pub ! Que faites-vous ? Vous zappez, bien sûr ! … la différence, c’est que sur votre attente musicale, vos clients ne peuvent pas zapper, ils sont obligés de subir ce que vous leur imposez !
De plus on ne diffuse pas forcément les même musiques en janvier, mars ou juin, tout simplement par ce que l’on n’est pas dans le même état d’esprit.
Un bon message est un message avec fond musical !
Si textes et voix sont les ingrédients nécessaires à la réalisation d’un bon message d’accueil téléphonique, ils sonneraient bien creux sans la musique avec laquelle ils sont mixés.
Qu’elle soit du commerce, libre de droits ou créée sur-mesure, les possibilités n’ont pour seule limite que celle que vous poserez. La musique donne à votre accueil une toute autre dimension, et surtout, elle minimise de manière significative la sensation d’attente. Un bon choix de musique pour vos messages d’accueil est un atout indispensable à votre entreprise.
La musique qui habille vos messages fait partie de l’image de votre société et à ce titre, elle doit être professionnelle et refléter vos valeurs. Selon votre secteur, de multiples possibilités s’offrent à vous. Ce choix peut s’appuyer sur un principe simple :
- si vous êtes une administration, une musique d’attente conventionnelle, classique, pourra convenir.
- si vous êtes une entreprise privée, le choix d’une attente téléphonique musicale tendance conviendra mieux pour faire écho à votre dynamisme.
On n’a qu’une seule occasion de faire bonne impression !
La première impression est décisive, les morceaux choisis pour habiller votre accueil sont l’opportunité de vous différencier et d’être original. Un mauvais choix pourrait facilement agacer votre interlocuteur et nuire à l’image de votre entreprise. La musique d’accueil téléphonique rendra l’appel bien plus agréable pour votre correspondant.
La voix : l’art de donner vie à vos messages !
La voix est un élément clé d’un bon message d’accueil téléphonique
Elle donne vie à votre message et crée l’émotion. Qu’elle soit féminine, masculine, française ou étrangère, derrière chaque voix, le comédien ou la comédienne que vous aurez choisie donnera vie à vos textes, à vos mots et fera résonner vos plus beaux messages !
A vous de choisir celui ou celle qui vous représentera et véhiculera votre image !
Marque les esprits avec une identité sonore sur-mesure !
Un outil de marketing sensoriel
Une Identité Sonore est une mélodie ou ambiance sonore qui rend immédiatement reconnaissable une marque ou une société. C’est un élément fort de la stratégie de communication d’une entreprise.
Il est important de marquer les esprits par votre ADN musical, celui-ci unira votre marque à un morceau dans l’esprit du public : une véritable signature musicale, porteuse des valeurs de votre entreprise.
Votre musique d’accueil, votre message, votre voix valorisent votre marque et améliore ainsi l’experience client, 70% des clients le disent !
Qui n’a pas fredonné cet air de campagne publicitaire ou de message d’attente crée sur-mesure … ?
Gagner de l’argent et fidéliser vos clients
ROI : votre attente musicale peut vous faire gagner de l’argent
Le message personnalisé de votre attente musicale va être entendu plusieurs milliers de fois par an.
Si vous diffusez des informations événementielles ou commerciales qui parlent de vos prestations ou de l’un de vos produits qui a une valeur significative : 1 seule connexion sur votre attente peut vous rembourser votre investissement de quelques centaines d’Euros.
- Les clients attendent 30% de mieux.
- Les demandes d’informations sur les produits ou services mentionnés augmentent de 12 %.
- Les achats effectifs augmentent de 15 à 20 % selon les secteurs d’activités.
- 16 à 35% de tous les appelants achèteront des produits et des services qui ont été annoncés dans les messages
d’attente (selon une étude Marketing USA).
Finalement les premières impressions comptent – en particulier avec des prospects.
L’attente musicale est un véritable espace de communication et elle dispose d’un retour sur investissement très impressionnant.
Notre studio et ses prestations
Pour communiquer autrement avec vos clients, surtout quand ils patientent au téléphone.
Accueillez, communiquez, informez, orientez…
Tout au long de l’année, au gré de vos actualités, faites le choix d’une communication 100% ciblée.
Un véritable média de communication
UNE OFFRE ADAPTÉE À VOTRE ENTREPRISE AVEC UNE GAMME DE SERVICES QUI COUVRE CHACUN DE VOS BESOINS
- Pack Message pour vos messages de base (Pré-Décroché, Attente Musicale, Répondeur)
- Pack Open Studio pour renouveler vos messages au gré de vos actualités
- Music Unique pour créer une identité sonore propre à votre entreprise & déclinable sur tous vos supports de communication
UN ACCOMPAGNEMENT PERSONNALISÉ AVEC UNE ÉQUIPE D’EXPERTS QUI VOUS ECOUTE ET VOUS CONSEILLE
- Accompagnement sur vos choix de texte, musiques et voix
- Proposition créative et suivi de votre dossier
- Planning de rappels au gré de vos besoins d’actualisation
UN ESPACE CLIENT AVEC UNE INTERFACE RESPONSIVE 100 % DÉDIÉE À VOTRE
ACCUEIL TÉLÉPHONIQUE
- Suivi de votre commande et historique
- Configuration de vos messages
- Demande de nouveaux messages
- Ecoute et validation de vos messages
Musique et voix
UN CATALOGUE MUSICAL VOS COUPS DE COEUR MUSICAUX DEVIENNENT VOTRE MUSIQUE D’ACCUEIL TÉLÉPHONIQUE
- Des milliers de musique du commerce
- Plus de 800 musiques libres de droits
UN CASTING MULTILINGUE DES COMÉDIENS DE LANGUE MATERNELLE AUX LARGES PALETTES D’EXPRESSIONS
- 25 comédiens sous contrat artistique • Français et 12 langues étrangères (Anglais, Allemand, Italien, Espagnol, Néerlandais, Flamand, Américain, Portugais, Arabe, Chinois, Russe, Français Canadien)
- Une expertise acoustique reconnue pour une interprétation optimale de vos messages
PRÉ-DÉCROCHÉ
DONNEZ UNE IMAGE PROFESSIONNELLE ET DYNAMIQUE AU PREMIER CONTACT
- Premier contact personnalisé avec le client
- Préciser à vos interlocuteurs qu’ils sont au bon endroit
Exemple :
« Bonjour et bienvenue chez […] ,
Afin d’améliorer notre qualité de service, les conversations téléphoniques sont susceptibles d’être enregistrées selon les normes en vigueur et conformément aux exigences de la CNIL.
Merci de patienter nous vous mettons en relation. »
ATTENTE MUSICALE
OPTIMISEZ LES MOMENTS DE PATIENCE EN COMMUNIQUANT SUR VOS ACTUALITÉS
- Véritable média de communication
- Faire patienter avec des informations utiles
- Démontrer une dynamique importante en communiquant régulièrement sur votre actualité
Exemple :
« La clef du succès chez […] tient à notre volonté d’établir un lien fort avec nos clients et de leur apporter un service irréprochable.»
RÉPONDEUR
INFORMEZ VOS CLIENTS QUAND VOUS ÊTES ABSENT ; RESTEZ LIÉS À CHAQUE INSTANT
- Prendre en compte vos clients en dehors de vos heures d’ouverture
- Donner à vos clients d’autres canaux de communication pour joindre vos équipes.
Exemple :
« Bienvenue chez […].
Nos bureaux sont actuellement fermés. Nous sommes à votre écoute du lundi au vendredi de 9h à midi et de 14h à 18h et le samedi de 9h à midi. Vous pouvez également nous adresser un mail à l’adresse suivante : […]. Nous vous remercions de votre appel, au revoir et à bientôt. »
SVI
MESSAGE À CHOIX MULTIPLES
Exemple :
« Bonjour et bienvenue chez […]. Pour joindre le Service Commercial, tapez 1 Notre Service Technique, tapez 2 Notre Service Administratif, tapez 3 »
GSM
VITRINE MOBILE DE VOTRE ENTREPRISE
Exemple :
« Bonjour et bienvenue sur la boîte vocale de [prénom + nom], [société].
Vous pouvez laisser un message et vos coordonnées, il/elle vous recontactera dans les plus brefs délais. Merci de votre appel et à bientôt ! »
DISSUASION
MEILLEURE GESTION DU TEMPS D’ATTENTE
Exemple :
« Tous nos correspondants sont actuellement indisponibles. Pour votre confort nous vous invitons à renouveler votre appel ultérieurement. Merci pour votre compréhension et à bientôt. »
Zoom sur l’attente musicale
ROI : VOTRE ATTENTE MUSICALE ? PEUT-ELLE VOUS FAIRE GAGNER DE L’ARGENT
Quand des informations événementielles ou commerciales sont diffusées sur l’attente :
- Les demandes d’informations sur les produits ou services mentionnés augmentent de 12%.
- Les achats effectifs augmentent de 15 à 20 % selon les secteurs d’activités.
- L’attente musicale est un véritable espace de communication et elle dispose d’un retour sur investissement très impressionnant. OUI, votre attente musicale peut vous faire gagner de l’argent !
En conclusion, si une chose était à retenir : marquez les esprits de vos clients avec une identité sonore sur-mesure !
N’hésite plus et joignez l’un de nos conseillers en cliquant ici.
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